Chef de projet maîtrise d'ouvrage

L'Agence de la biomédecine (ABM) est un établissement public administratif de l'Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L'Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d'organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l'embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l'embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d'encadrement et d'expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L'Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d'agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L'Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

La direction Prélèvement et Greffe de CSH (DPG CSH) est l'une des 3 directions médicales et scientifiques de l'Agence de la biomédecine. Elle regroupe l'ensemble des activités liées au don, au prélèvement et à la greffe de cellules souches hématopoïétiques, avec comme objectif majeur de contribuer à développer et à faciliter l'accès à la greffe de cellules souches hématopoïétiques pour un nombre croissant de patients.

Elle compte 27 agents et est composée de 3 pôles :

Le pôle registre France Greffe de Moelle : registre national assurant la gestion du fichier des donneurs non apparentés de moelle osseuse et de celui des unités de sang placentaire, la gestion des dossiers-patients dans le contexte de l'organisation des recherches, et des prélèvements/cessions de CSH non apparentés en vue d'allogreffe ;

Le pôle stratégie Prélèvement et Greffe de CSH : centré sur la stratégie déployée autour du prélèvement, de l'allogreffe et de la thérapie cellulaire liés aux CSH, mais aussi en charge de la gestion des avis sur autorisations.

Le pôle Evaluation-Biostatistique : qui regroupe les activités d'analyse statistique et d'évaluation à partir de 3 bases de données : Syrenad, EDMA et EBMT-Promise.

Le contexte de la mission :

La refonte récente de l'application Syrenad réalisée à isopérimètre implique de développer rapidement des évolutions structurantes pour se conformer aux nouveaux standards internationaux, telles que la connexion à l'outil de recherche de donneurs non apparentés Search &Match, la mise en place du code unique patient, l'interface DAF/ Syrenad données dossier patient nécessitant la création d'une chefferie de projet temporaire pour assure la maitrise d'ouvrage.

Le/la de projet maîtrise d'ouvrage (MOA) du Système d'Information(SI) CSH, au sein de la direction Prélèvement et Greffe de CSH, travaille sous l'autorité directe du chef de pôle registre FGM/ Adjoint DPG-CSH.

Le/la de projet maîtrise d'ouvrage (MOA) a pour missions principales :

Le pilotage et la réalisation de projets SI ou d'évolutions du SI DPGCSH dans toutes ses composantes avec l'aide des experts associés de projet DSI, DPO, RSSI,…): depuis la demande (opportunité) jusqu'à la mise en service ;

La définition de la conduite du changement et sa mise en œuvre : identification/analyse des impacts de tous ordres, communication, formations ;

La gestion des achats ou la participation aux appels d'offres SI ;

Le maintien à jour de la description des processus métiers ;

La participation aux instances de gouvernance, internationales ou propres à l'Agence de la Biomedecine ;

Le reporting régulier ;

La participation aux réunions internes et externes, qui sont en relation avec son domaine d'activité.

Missions principales

Dans ce cadre, Le/la de projet maîtrise d'ouvrage (MOA) est chargé(e) de :

Analyse de demandes d'évolutions du SI DPGCSH

Recueillir et analyser les besoins des utilisateurs internes et externes, nationaux et internationaux, pour des nouveaux projets ou des refontes importantes

Faire le lien avec la DAF/pôle gestion des factures (service gestionnaire financier du RFGM) quant aux impacts budgétaires et financiers directs ou indirects liés aux actions réalisées sur le SI DPGCSH

Identifier les process pouvant être améliorés, analyser et consolider les demandes de maintenance applicative ou corrective du système d'information métier

Définir les projets prioritaires à présenter en comité de suivi (COSUI DPG-CSH/DSI) ou en comité de domaine, en fonction notamment des obligations réglementaires et/ou des orientations stratégiques définies par l'Agence de la biomédecine ou par la DPG-CSH, et en cohérence avec l'architecture du système d'information de la DPGCSH et de l'ABM

Participer activement à la définition des projets en mettant en avant les enjeux, le contexte, les impacts et l'évolution des processus métier

Pilotage des pré études

Définir les éléments de cadrage du projet : budget, planning, ressources

Assurer la mise en place d'une équipe chargée d'analyser la faisabilité technique des demandes métiers, ainsi que la cohérence avec l'architecture globale du SI

Animer des réunions avec les responsables des métiers de manière à affiner la demande

Identifier les incidences sur les autres applicatifs ainsi que les risques éventuels

Chiffrer de manière précise chaque projet et définir le planning et les ressources nécessaires

Gestion de projets et coordination de la mise en œuvre

Définir les phases du projet et répartir les missions entre les différents acteurs (internes et/ou prestataires)

Planifier les réunions et participer au choix des interlocuteurs (spécialistes métiers notamment)

Suivre les plannings et le budget ainsi que le bon déroulement des différentes phases du projet

Rédiger les cahiers des charges et valider les spécifications fonctionnelles ainsi que la cartographie des processus

Animer les réunions avec les différents intervenants internes ABM et externes et rédiger les comptes-rendus

Assurer le suivi des livrables auprès de la MOE et gérer la remontée des problèmes rencontrés par les chefs de projet informatiques (par exemple : précisions ou incohérences dans certaines spécifications, ou conflits avec d'autres applicatifs)

Définir le plan de tests et suivre le déroulement des tests fonctionnels utilisateurs, qualifier et prioriser les anomalies et superviser le suivi des corrections

Superviser la rédaction de la documentation destinée aux utilisateurs.

Assurer le reporting des projets auprès des personnes concernées par le projet

Proposer et faire valider des procédures de secours en cas de défaillance de la solution applicative

Gestion de la conduite du changement

Identifier, analyser les impacts (technologiques, organisationnels, fonctionnels et financiers) liés au projet

Proposer et faire valider par sa Direction un plan d'accompagnement au changement

Le mettre en œuvre

Relations fonctionnelles

En relation avec :

La DSI : pour tous les impacts technologiques liés aux projets si de la DPGCSH (ex : le système d'information SYRENAD et les échanges avec les registres internationaux connectés au système EMDIS, le site ;

La DirCOM : maintien et développement du site dédié

La DAF : à travers les échanges du système d'information DPGCSH avec la DAF (ex : SYRENAD avec SAP)

Spécificités et contraintes du poste

Le poste nécessite des déplacements à l'international selon besoin (meeting WMDA).

Connaissances, compétences et aptitudes

Le candidat idéal est titulaire d'un Bac+5 et justifie d'au moins quatre ans d'expérience en gestion de projets et en gouvernance des systèmes d'information. Il possède une solide culture informatique, incluant les bases de données, la cartographie, le fonctionnel SI, les méthodologies de tests et de recettes, ainsi que la compréhension des schémas directeurs.

Il connaît très bien les métiers liés au registre RFGM et à l'Agence de la biomédecine.

Il maîtrise la conduite de réunions, l'expression des besoins et les fondamentaux de la conduite du changement. L'anglais, à l'oral comme à l'écrit, est également parfaitement maîtrisé.

Rigueur, qualités rédactionnelles et relationnelles, sens de la priorisation, esprit méthodique et capacité à gérer plusieurs projets en parallèle sont indispensables. Un réel intérêt pour les nouvelles technologies et les problématiques techniques est également attendu.